ניהול משימות יכול להיות דבר מייגע ואפילו מעצבן עבור חלק מהאנשים, אבל האמת היא שזה לא חייב להיות ככה. זה יכול להיות תהליך פשוט ויעיל כשנעזרים בכלים הנכונים, אך אקדים ואגיד שמערכת טובה בלבד לא מספיקה, אלא נדרשת גם שיטת עבודה שתעזור לך להתנהל איתה בלי ללכת לאיבוד.
אז אם יש לפנייך רשימת משימות ארוכה שלא מתקדמת כבר הרבה זמן, עשית בה כבר מגוון שינויים אבל עדיין יש בך תחושה תמידית של ‘לא הספקתי כלום’ – אני שמחה שהגעת לפוסט הזה!
אם יצא לך לעקוב אחרי הפעילות שלי ברשתות, ראית שאני מנהלת את העסק ואת החיים באמצעות מערכת מסודרת שעוזרת לי להיות מאורגנת יותר, כל יום. צברתי שנים של ניסיון עם מערכות שונות וליוויתי עשרות לקוחות ועסקים להפוך את העשייה היומיומית שלהם להרבה יותר סדורה, ברורה ונטולת סטרס באמצעות שיטת העבודה הזו, שאני קוראת לה ‘בק אופיס‘.
אני מכירה מקרוב את הנטיה לדחות את המשימות הכי חשובות מיום ליום ומשבוע לשבוע, ואני יודעת איך זה משפיע בשני רבדים: גם ברמת הביצועים (שלא מתקדמים) וגם ברמת המצברוח, כשאנחנו מתהלכים עם תחושה של תקיעות וחוסר התקדמות.
הניסיון לסדר את הרשימה בכל מיני דרכים שונות גוזל לך הרבה מאוד אנרגיה. מתוקף העבודה שלי כמאמנת לניהול עצמי, ראיתי ושמעתי את כל השיטות (וגם התנסיתי בחלקן בעצמי) –
לרכז את המשימות במסמך אקסל עם גליונות שונים
לנהל רשימה בפתקים של הטלפון
לפתוח קבוצת ווצאפ לצורך העניין
לכתוב במחברת ייעודית
יומן, פלאנר, לוח…
אני תמיד אומרת – אם השיטה עובדת לך – אין צורך לשנות כלום.
אבל העניין הוא שלרוב, השיטות הידניות האלה לא מחזיקות לאורך זמן. זה אולי נחמד לשבת מול פלאנר יפייפה ומעוצב ולשרבט בו את המשימות שלך, אבל ברמה התפעולית – הוא לא מספיק דינמי כדי לעשות את העבודה האמיתית שהוא נועד לעשות: לגרום לך להתקדם ולבצע.
בשנים האחרונות בדקתי וניסיתי מערכות ואפליקציות שונות. היה לי חשוב למצוא משהו שיהיה גם חכם וגם פשוט, ושיהיה נוח לתפעול מהמחשב ומהטלפון. מיד אפרט על שתי המועדפות שלי, אבל לפני זה –
ניהול זמן מול ניהול משימות
הרבה מתבלבלים בין השניים וזה הגיוני, אך חשוב להבין: הזמן והמשימות שלנו מנוהלים באופן שונה ובמקומות שונים, ועלינו לעבוד עם שניהם כדי להגיע ליעילות.
את הזמן אנחנו מנהלים ביומן (דיגיטלי או לא, זה לבחירתך) וכוללים בו את כל מה שמצריך את נוכחותנו הפיזית. למשל – תורים לרופא, פגישות עבודה, קפה עם חברה, ביקור משפחתי, כנס, חופשה, וכו’.
את המשימות אנחנו מנהלים במערכת ייעודית, וכוללים בה את כל המשימות שיש לבצע מכל הסוגים. למשל – להוציא דו”ח הוצאות והכנסות, לקבוע שיחה, לנקות את המייל, לכתוב תוכן, לעצב פלאייר, לחזור ללקוחה, וכו’.
אפשר גם לסנכרן בין שני הדברים – היומן ומערכת המשימות שלך – אבל זה לא חובה. כל עוד ברור לך איך להתנהל מול שניהם, אפשר לצאת לדרך.
שאלות על זה? אני כאן.
מגרש המשימות שלך
הדבר הבסיסי ביותר להבין הוא שמערכת ניהול משימות זהו מרחב דינמי. המטרה היא לא לצאת למירוץ נגד הזמן עד לחיסול כל המשימות, אלא לנהל אותן בתוך המגרש הזה ולדעת שמשימות ירדו, אחרות יכנסו במקומן, ויש משימות שתבצעי כל יום אך לא יעלמו לעולם – הרי הן המשימות הרוטיניות (למשל – לקחת ויטמינים, לנקות את תיבת המייל או פעילויות בירוקרטיות/עסקיות למינהן שחוזרות כל חודש שוב ושוב).
עוד חשוב לדעת, שהאופן שבו כל אדם ניגש לניהול משימות הוא אישי לגמרי. מה שנוח לך לא בהכרח יתאים לקולגה שלך. אחת תעדיף להתנהל באפליקציה מהנייד ואחת תעדיף מהמחשב. אחד יאהב את הפיצ’רים המתקדמים ולאחר תהיה חשובה יותר הויזואליות. איזה מזל שיש מגוון ענק של פלטפורמות שזמינות לנו בחוץ!
אז אחרי התנסות ארוכה ומגוונת בממשקים השונים, הנה סקירה קצרה והשוואה בין שתי מערכות שאני מכירה מקרוב, כולל היתרונות, החסרונות, המחירים והפיצ’רים של כל אחת מהן.
טרלו (Trello)
טרלו שירתה אותי נאמנה במשך כ-5 שנים. הכרתי אותה עוד בימיי כשכירה בחברה שעבדה עם טרלו מול צוותים בחו”ל, ואימצתי אותה גם אליי לניהול החיים הפרטיים ואז גם לעסק.
טרלו מאפשרת חלוקה יפה לרשימות לפי קטגוריות, הוספת לייבלים (תוויות) ושיתוף הלוח עם אנשים נוספים, פיצ’ר שאני משתמשת בו עד היום כדי לראות את הלוחות של הלקוחות שלי ולעזור להם לנהל אותם (או לחילופין, לעבוד על פרויקט משותף עם בעלי). הפלטפורמה בנויה בשיטת הפירמידה – בורד (לוח), בתוכו רשימות (ליסט), בתוכן כרטיסים (המשימות עצמן), שאותן אפשר לסמן בתוויות צבעוניות ולראות בקלות את סטטוס המשימה.
החוזקות של טרלו:
– הממשק מאוד יפה ויזואלית וניתן לעיצוב לפי טעמך האישי עם מגוון רחב של טמפלטים, רקעים וצבעים.
– הפלטפורמה מאוד ידידותית למשתמש ופשוטה להבנה ותפעול.
– נהדרת לעבודה בצוותים וניהול פרויקטים משותפים! בהחלט מקל על ניהול ומעקב בכל מה שקשור גם לעבודה בצוות. אפשר ליצור עד 10 בורדים (לוחות) משותפים בנושאים שונים בגרסה החינמית.
– בתוך כל משימה יש תיבת טקסט גדולה המאפשרת להכניס פירוט, הערות, תאריך יעד, לינקים, קבצים וכן אפשרות להתכתבות לגבי המשימה במקום לשלוח מייל/ווצאפ בנפרד.
– ניתן ‘לנעוץ’ משימות לפי נושא הפרוייקט, או לחילופין להחליט על מעין ‘לוח מודעות’ שבו אפשר לנעוץ משימות לעובדים והם מעבירים את המשימה ללוח האישי שלהם.
– טרלו יכולה להתממשק למגוון כלי עבודה נוספים כמו היומן שלכם (לא מומלץ), גוגל דרייב, סלאק ועוד.
– אפליקציה נוחה לנייד ופלטפורמת ווב טובה לעובדים מהלפטופ.
החולשות של טרלו:
– טרלו מתאימה למי שאוהב לשלב גם עבודה ידנית עם מחברת/פלאנר כדי להחליט על המשימות היומיות ו’להוריד’ אותן מבנק המשימות הגדול במערכת, כי היא לא מציגה משימות לפי תאריך (אפשר לשדרג לגרסה בתשלום ואז ניתן לראות תצוגת קלנדר אבל זה לא מספיק נוח).
– אין אפשרות למשימות רוטיניות (כאלה שחוזרות על עצמן כל יום/שבוע/חודש/שנה). דיל ברייקר!
– לא ניתן לסמן משימה שבוצעה, אלא רק להעביר אותה ארכיון או למחוק אותה.
– הגרסה החינמית מספיקה לגמרי בעיניי לשימושים שציינתי, אך במשך הזמן עשיתי ניסיון גם עם גרסה בתשלום ולא הייתי מרוצה מהתפקוד של הפיצ’רים הנוספים. עלויות נכון ל 2024: חינם לתכנית הבסיס, 60$ לשנה לתכנית הסטנדרט, 120$ לשנה לתכנית הפרימיום.
ככל שהתפתחתי עסקית והצרכים הניהוליים שלי השתנו, החסרונות של טרלו הפריעו לי יותר וחיפשתי מערכת אחרת. כיום אני משתמשת בטרלו לצרכים הבאים:
– תיעוד/רישום/ניהול מידעים: רשימות של ספרים שקראתי, סדרות שראיתי, המלצות לפודקאסטים, חומרי קריאה שאני רוצה לשמור, וכו.
– ריכוז רעיונות לתוכן – כל התוכן שאני מפרסמת ברשתות החברתיות, בבלוג – מתחיל משם.
– מעבר על בורדים של לקוחות שלי שאני שותפה להם.
ואז… מצאתי את –
טודואיסט (Todoist)
או בשמה היומיומי – התנ”ך שלי.
טודואיסט בעצם מאפשרת את כל מה שטרלו מאפשרת + כמה שדרוגים נחוצים ומגבירי יעילות.
לפני כשנה העברתי לטודואיסט את כל הפעילות העסקית והאישית שלי. אני מודה שבהתחלה לא התחברתי אליה בכלל ולא חשבתי שאבחר בה (בעיקר בגלל העיצוב המינימליסטי שהיה לי מאוד שונה בעין מטרלו הצבעונית), אבל היום היא חלק אינטגרלי מהיום שלי.
החוזקות של טודואיסט:
– תצוגת ה-Today. חוץ מריכוז של פרויקטים / בורדים / משימות, הפיצ’ר של הטודיי הוא בדיוק מה שמייתר את הצורך בעבודה ידנית עם מחברת/פלאנר כדי לבודד את התצוגה של המשימות של היום בלבד. המערכת למעשה מבצעת ‘משיכה יומית’ של המשימות שלך מבנק המשימות הכללי, לפי התאריך שהגדרת לביצוע. עוד יתרון הוא שבעמוד הטודיי עצמו אפשר לבחור את סוג התצוגה – לפי רשימה כללית, לפי לייבל, וכו.
– עבודה עם משימות רוטיניות: טודואיסט מאפשרת לנהל רוטינות קבועות (חיוני במיוחד למי שמבצע משימות שחוזרות על עצמן כמו הנה”ח, יצירת תוכן ואפילו ניהול הרגלים = מעודד התמדה). למשל, אם יש משימה שאני רוצה שתופיע קבוע בימי שלישי וחמישי, אני אסמן אותה כרוטינית עם הימים הרלוונטיים והיא תופיע בהתאם בטודיי.
– סימון ‘בוצע’ – אין כמו הדופמין החיובי שמתפשט בגוף עם כל משימה שבוצעה וירדה מהמערכת! (ואם צריך היא תופיע שוב ביום המתאים). הסימון ‘בוצע’ בטודואיסט מלווה בצליל חמוד ומספק במיוחד.
– תצוגה נקיה ומינימליסטית – אוהבי המינימליזם, זה בשבילכם. אחרי שהתרגלתי, אני חושבת שזה עדיף בהרבה על רקע ועיצוב צבעוני. העיצוב של טודואיסט נקי וקלאסי כברירת מחדל קבועה, והשימוש בצבעים כאן הוא מינימלי, בעיקר בדמות דגלים ולייבלים לפרוייקטים השונים שתוסיפו (בגרסה החינמית אפשר לפתוח עד 5 פרוייקטים/בורדים במקביל).
– תצוגת ווב ואפליקציה מצוינות.
– בדומה לטרלו, בתוך כל משימה יש מקום להכניס פירוט, הערות, לינקים, קבצים ויש מקום להשאיר תגובה ושיח לגבי המשימה במקום להוציא את הדיון החוצה.
– טודואיסט יודעת להתממשק למגוון פלטפורמות חיצוניות. אני משתמשת בממשק לג’ימייל (מאוד נוח להפוך אימייל למשימה בלחיצת כפתור), ובממשק ל Toggl, האפליקציה שמנתרת עבורי זמנים לכל משימה. יש עוד מגוון חיבורים שלא התנסיתי בהם.
החולשות של טודואיסט:
– בגלל שהיא חכמה יותר מאחרות, זה הופך אותה לקצת פחות פשוטה להבנה ותפעול. המשתמש החדש יצטרך לצפות בכמה סרטונים ביוטיוב או להשתתף בהדרכה לגבי שימוש יעיל במערכת, כדי לא להפוך אותה לסתם עוד פלטפורמה של רשימות ארוכות בלי ביצוע.
אני מעבירה הדרכות פרטיות על טודואיסט, וכאן אפשר פשוט ללמוד את כל השיטה בסדנת ‘בק אופיס’ המקיפה.
– בנוסף, כאמור אפשרויות העיצוב מאוד מצומצמות ומסתכמות באפשרות לשנות את צבע הבר העליון של הפלטפרומה בין כמה צבעים בודדים או Dark mode. מי שאוהב לשחק עם הויזואליות והעיצוב, זה פחות המקום.
מה שאני הכי אוהבת, זה שטודואיסט ממשיכה להתפתח ולהשתדרג כל הזמן, ולעדכן את המשתמשים בחידושים.
למשל, בעדכון האחרון שהושק פתחו (בשעה טובה) פיצ’ר לעבודה בצוותים ב-Zone נפרד שמתמזג בצורה מושלמת עם הZone הפרטי שלך. עם הגילוי על הפיצ’ר החדש, הפסקתי לעבוד בטרלו משותף עם הצוות של RISE ועברנו לעבוד יחד בבורד משותף בטודואיסט, בו אני יכולה לנהל מעקב ולבדוק סטטוס התקדמות של כל משימה.
הגרסה החינמית מספיקה לגמרי, אך בשלב מסוים הבנתי שאני מפיקה כלכך הרבה מהפלטפורמה, שהחלטתי לפרגן ולשדרג לגרסת ה PRO. השדרוג מאפשר לי להוסיף תזכורות (כידוע אני לא ממליצה על תזכורות ונוטיפיקציות משום סוג ולא משתמשת בפיצ’ר הזה), התראה לפי מיקום (למשל – את ליד סופר פארם! יש לך משימה לקנות שמפו! נחמד) וגם תזמון זמנים של משימות, פרויקטים בלי הגבלה ועוד.
התכנית הבסיסית והמצוינת בחינם, תכנית ה Pro עולה 18$ בשנה, ותכנית Business (שמתאימה יותר לארגונים עם צוותים רבים) עולה 72$ לשנה.
אני ממליצה על טודואיסט (בחום) גם כאחת מ-10 האפליקציות שלי לשיפור עצמי שאפשר להוריד כאן בחינם.
ניהול משימות כדרך חיים
כדי להבין איזו פלטפורמה תהיה המתאימה ביותר, אני ממליצה להתנסות, אבל באמת. יומיים זה לא מספיק כדי להרגיש את העבודה מול הפלטפורמה, נדרשים כמה שבועות כדי להבין האם זה המאץ’ שלך או לא. לכל אחת יהיו היתרונות והחסרונות שלה, ולכן תמיד כדאי להתחיל מהשאלה – מה חשוב לך שהמערכת תעשה עבורך?
שווה לעשות סקירה באינטרנט (בדיוק כמו שעשית עכשיו כשקראת את הפוסט הזה), לראות טוטוריאלס על מערכות שונות ביוטיוב וגם לשאול חברים וקולגות, וכמו שאמרתי – לא לפחד לפתוח משתמש חינמי ולהתנסות.
אחרי שבחרת לך את המערכת המתאימה ביותר, זה הזמן לסגל לעצמך שיטת עבודה. קל מאוד להישאב למשימות ה”קלות’ והשוטפות ולזנוח את החלק של פיתוח אישי ועסקי במשימות גדולות ומקדמות יותר. מערכת מצוינת יכולה להיות מקפצה מדהימה לביצועים שלך, ובנייה של שיטת עבודה זה השלב הבא.
לכל שאלה בנוגע לשימוש יעיל באפליקציות, ארגון המשימות, תעדוף וכדומה, תרגישו חופשי לכתוב לי ואשמח לעזור בשיחה ללא עלות. מוזמנים לעקוב בפלטפורמות השונות ולהירשם לניוזלטר, אני משתפת שפע של תוכן איכותי ופרקטי בתחום הניהול העצמי.
